İnternet ve elektronik posta (e-mail) zamane insanının en çok kullandığı haberleşme yollarından biri artık. Kolay, hızlı ve ucuz olması çok etkin kılıyor e-maille irtibatı elbette. Peki ama, acaba bu hızlı tempoyu yakalamak için çabalarken unuttuğumuz veya ihmal ettigimiz şeyler de olmuyor mu?

Bir Müslümanın, her işinde usule, adaba riayet etmesi lazım düşüncesinden yola çıkarak ve her şeyde varsa internette de olmalı diyerek sıraladığımız bazı adabı paylaşmak istiyoruz bu yazımızda sizinle. Faydalı olması ümidiyle…

1. Dua ile başlangıç

Size ilk tavsiyemiz, her işimize başlarken yaptığımız gibi, bilgisayardaki işlerimize de dua ile başlamaktır.

2. E-posta adreslerimiz

E-posta adresi alırken mümkün mertebe içinde adımızın ve soyadımızın geçtiği adresler almaya dikkat edelim. Adresimiz bizi tanıtan manalı kelimelerden oluşmalıdır. Aksi taktirde alıcı sizi tanıyamayabilir ve mesajınızı okumadan silebilir.

3. Selam ve hitap

E-posta yazarken selam ve hitap cümleleri ile başlamalı, bitirirken selam ve duayı ihmal etmemeli, sanal ortamda da adabı elden bırakmamaya özen göstermeli.

4. E-postanın konusu

E-posta yazarken subject yani “konu” kısmını boş bırakmayıp, e-postanın içeriğini belirten kısa bir cümle yazmalı.

5.Türkçemize saygı

E-posta yazarken itinalı olmalı, kelimeler tam yazılmalı, kısaltma yapılmamalı. Türkçe kurallarına uygun olmasına dikkat etmeli, noktalama işaretleri ve paragraflar kullanılmalı.

6. Kısa e-postalar

E-postalar mümkün mertebe kısa olmalı. Bahsedilecek konu dışına çıkmamalı, anlaşılır bir dille yazılmalıdır. Yapılan bir araştırmanın sonucuna göre, bilgisayar ekranından daha uzun olan yazılar, çoğu zaman dikkatlerin dağılmasına sebebiyet verip okunmadan geçilebilmektedir.

Yazıyı okumak için yandaki oklar aşağıya çok fazla kaydırılıyorsa, o yazı bilgisayarda okumak için uzun bir yazı sayılabilir.

7. Baştan savma cevaplar

E-postalarınızı kısa tutmaya çalışırken baştan savma izlenimi verecek kadar da bir iki kelime ile de sınırlı bırakmayın.

8. Duygular

Duyguların had safhada olduğu zamanlarda, mesela kızgınken veya çok üzgünken e-posta yazmaktan sakınmalıdır. Böyle bir durumda yazılan e-postalar önce draftda (=taslak) saklanmalı ve mümkünse ertesi sabah bir daha gözden geçirilip öyle gönderilmelidir.

9. E-postayla özür

Eğer bir özrü e-posta ile yazacaksanız, bunu e-postanın ilk iki paragrafında belirtmenizi tavsiye ederiz. Yoksa okuyan kişi e-postanızı sonuna kadar okumadan silebilir. Özrünüzü ilk paragrafda belirtmekle onun ciddiye alınma şansını arttırmış olursunuz.

10. Adres en son

E-postanın tamamı yazılıp bitmeden adres eklenmemelidir. Aksi halde yanlışlıkla gönder tuşuna basılıp istenmeyen sonuçlara sebebiyet verilebilir.

11. Son kontrol

Yazılan e-postalar alıcıya gönderilmeden önce bir kere daha okunmalı, yanlış anlamaya sebebiyet verilebilecek yerler düzeltilmelidir.

12. Smiley face

Maalesef mimiklerin ve ses tonunun katılamadığı e-postalarda, şaka mi ciddi mi olduğu tam anlaşılmayan yerler varsa, buralarda emoji denilen küçük imajları kullanmak, ifade edilmek isteneni bir nebze olsun görselleştirecek ve olası yanlış anlaşılmaların önüne geçecektir.

13. Güzel ve sade görünümlü e-postalar

E-posta yazarken kullanılan yazı karakteri ve rengi çok abartılı seçilmemeli, okunması zor karakterler tercih edilmemelidir. Seçilen karakterin alıcının bilgisayarında olmayabileceği ve alıcının maili, gönderildiği şekilde göremiyebileceği ihtimali unutulmamalıdır. Mesajınızın okunabilir olması, süslü olmasından daha önemlidir. Mümkün mertebe siyah renkli, basit fontlar kullanılmalıdır.

AYRICA E-POSTA YAZARKEN BÜYÜK HARFLER KULLANMAKTAN KAÇINILMALIDIR. BU, KARŞIDAKİNE BAĞIRIYORMUŞ HİSSİNİ VEREBİLİR. 🙂

14. Kimseyi bekletmemeli

Bize e-posta yazan birinin e-postasını cevapsız bırakmamalı. O an detaylı yazılamıyacak bile olsa, “mesajınızı aldım, uygun bir zamanda cevaplayacağım” diye karşılık vermek  güzel bir davranış olacaktır.

15. E-posta göndermede seçicilik

Virüs uyarısında bulunan, bir yardım kuruluşuna veya hasta bir çocuğa yardım toplamayı amaçlıyor gibi görünen e-postalar genelde yanlış bilgiler içeren spam (=istenmeyen) postalardır. Bu tip e-postaları forward etmekten sakınmalıdır.

Ayrıca insanların manevi duygularına hitap eden duygusal içerikli e-postalar, mucize haberleri veya tıklama rekoru hedefleyen (Allah rızası için şu ankete katılın gibi) e-postalar da genelde spamdir.

16. Mahremiyete saygı

Size özel yazılmış bir e-postayı başkaları ile paylaşırken dikkatli olmalıdır. E-postayı başkalarına forward etmeden önce, içinde olabilecek size özel ifadeleri, göndericinin bilgilerini silmeyi ihmal etmemelidir.

17. E-posta çok güvenli değil

E-postalar tahmin edilenin aksine çok da güvenli olmayabilir. Bu yüzden çok hassas bilgileri ve meseleleri e-postaya yazmamalıdır. Yanlışlıkla bile olsa başkasına gönderilebilir veya bir virüs sebebiyle başkalarının eline geçebilir.

18. Linkleri vermek yetebilir

Beğendiğiniz bir haber veya yazıyı bir arkadaşınızla paylaşmak isterseniz, yazının tamamanı e-postanın içine kopyalamak yerine, yazının olduğu sitedeki “paylaş” özelliğini kullanabilir veya kısa bir notla birlikte adres çubuğundaki linki gönderebilirsiniz.

19. E-postayı okumadan cevaplamamalı

Bize gelen bir e-postayı sonuna kadar okumadan cevap vermekten sakınmak olası bir hatayı önleyebilir.

Bir e-posta sizinle birlikte başkalarına da gitmiş ve sizden önce başkaları tarafından cevaplanmışsa tarih sırasına göre baştan sona doğru gelen e-postaları okuyup ondan sonra ihtiyaç varsa cevaplamak daha sağlıklı olacaktır.

Nurgül Çelik